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【最新版】挨拶状のマナーを徹底解説!今さら聞けない基本の書き方

無題ドキュメント
挨拶状は、取引先や上司、お世話になった相手に送るものなので、マナーを守って正しく書きたいですよね。
この記事では、挨拶状の始まり部分の「頭語」「時候の挨拶」やしめくくり部分の「結語」、基本的な書き方、目的別の例文を紹介します。
「挨拶状の書き方がわからない!」「取引先にお礼のメールを送りたい」「5月の挨拶は?」などの悩みをお持ちの方はぜひ目を通してくださいね。
挨拶状のマナーを理解して正しいやり取りができるようにしましょう。




1. 挨拶状でよく使われる語句

    頭語と結語


    頭語と結語とは、それぞれ挨拶状の最初と最後に書かれる決まった表現のことです。
    頭語は「こんにちは」、結語は「さようなら」にあたる言葉で、本文の内容や、送る相手の立場によって、使う言葉が異なります。また、頭語と結語は対になって使われるので、この頭語にはこの結語というようにペアが決まっています。
    以下の表を確認して、使い方のマナーを間違えないように気を付けましょう。

使用する場面 頭語 結語
一般的な場面 拝啓/拝呈/啓上 敬具/拝具/敬白
丁寧な場面 謹啓/謹呈/恭敬 敬白/謹言/謹白
返信する場合 拝復/復啓/謹復 敬具/拝具/敬白
前文(季節の挨拶)を省略する場合 前略/冠省 早々/早々
※前文を省略するのは基本的に親しい相手に送る場合のみです。目上の人や初めての人に送る場合には用いられないので注意しましょう。

頭語、結語の使い方のマナーは理解できましたか?
次は頭語の次の書き出しのマナーを紹介します。

    時候・季節の挨拶


    時候の挨拶は、挨拶状の前文で頭語の後に書く一文のことです。季節を感じさせる文が多く、四季のある日本ならではのマナーといえます。
    「〇〇の候」(漢語調)は、ビジネス場面でよく用いられ、格調の高い文書を作成したいときに使います。口語調は、個人間の手紙で用いられることが多く、ソフトな印象を与えます。ビジネス場面でも親しみやすい文書を送りたいときは、口語調を使用するのがおすすめです。
    下記の表で月別の時候の挨拶を紹介しますので、好きなものを使用してみてください。

時候の挨拶・季節の挨拶
1月

    初春の候/新春の候/大寒の候/厳寒の候

  • ますます寒さが厳しくなってきました。
  • 新年を迎え、まだ来ぬ春が待ち遠しいです。
  • 寒い日が続いています。
2月

    立春の候/節分の候/余寒の候/春浅の候

  • 余寒の厳しい日々が続いています。
  • 立春とはいえ、冬の寒さが続いております。
  • 日中は寒さがいくらかゆるんでまいりました。
3月

    早春の候/春暖の候/浅春の候

  • ようやく春めいてまいりました。
  • 寒さの中に春の気配が感じられる頃となりました。
  • 桜の開花が待ち遠しい頃となりました。
4月

    陽春の候/桜花の候/惜春の候

  • 桜の花が美しい季節になりました。
  • 春もたけなわとなってまいりました。
  • 葉桜が見られる頃となりました。
5月

    新緑の候/薫風の候/立夏の候/晩春の候

  • 新緑のすがすがしい季節になりました。
  • 五月の風が気持ちの良い頃となりました。
  • 風薫る季節となりました。
6月

    梅雨の候/入梅の候/紫陽花の候/向暑の候

  • あじさいの花の美しい季節となりました。
  • 梅雨に入り、紫陽花の花も濡れています。
  • 初夏の風がさわやかな季節となりました。
7月

    盛夏の候/猛暑の候/炎暑の候/夏祭の候

  • 暑中お見舞い申し上げます。
  • 夏の盛りを感じる頃となりました。
  • 空の青さが、まぶしい夏の到来を告げています。
8月

    残暑の候/秋熱の候/晩夏の候/立秋の候

  • 残暑お見舞い申し上げます。
  • 厳しい残暑が続いています。
  • 行く夏の気配を感じる頃となりました。
9月

    初秋の候/野分の候/白露の候/秋桜の候

  • 朝夕はしのぎやすくなってきました。
  • 秋の気配が感じられる毎日となりました。
  • 秋の風が野山を吹きわたっています。
10月

    秋冷の候/菊花の候/紅葉の候/仲秋の候

  • さわやかな秋晴れが続いています。
  • 天高く馬肥える秋となりました。
  • 秋も深まってまいりました。
11月

    晩秋の候/向寒の候/立冬の候/落葉の候

  • 朝晩の冷え込みが厳しくなってきました。
  • 秋の終わりを感じる頃となりました。
  • 冬の気配が感じられる頃となりました。
12月

    初冬の候/師走の候/歳末の候/冬至の候

  • 師走に入り、あわただしい日々が続いております。
  • 寒さが身に染みる季節となりました。
  • 寒さが本格的に感じられる頃となりました。

挨拶状書き方image

2.挨拶状の基本的な書き方

次は、挨拶状の書き方のマナーとして、書く順番、文字を書く位置、書き方のルールを解説します。
横書きなのか縦書きなのかによってマナーが異なるので、それぞれの項目を確認して、間違えないようにしましょう。
また、挨拶状の文面には、「、」や「。」(句読点)を使用しないことが決まりとされています。句読点によって文章を区切る=慶事に区切りがある、として縁起が良くないと考えられているためです。

メールのマナーも紹介しますので、かしこまったメールを送る場合は併せて読んでみてください。

横書きの場合

  1. 日付(右上)
  2. 宛名(左寄せ)
  3. 自分の名前や所属(日付の下に右寄せ)
  4. 頭語+時候の挨拶(頭語と時候の挨拶の間は1文字分のスペースを空ける)
  5. 本文(改行して1文字分空けて書き始める)
  6. 結語(右寄せ)
横書きの例文イメージ図

縦書きの場合

  1. 頭語
  2. 本文(書き出しは1文字分下げる)
    時候の挨拶 → 内容 
  3. 結語(本文の次の行、下に寄せる)
  4. 日付(1文字分下げる)
  5. 自分の名前(真ん中よりやや上)
  6. 宛名(1文字分下げる)
縦書きの例文イメージ図

メールの場合

  1. 宛名
  2. 頭語+時候の挨拶(頭語と時候の挨拶の間は1文字分のスペースを空ける)
  3. 本文
  4. 結語(右寄せ)
  5. 署名
メールの例文イメージ図


3.目的別の例文


ここでは、挨拶状の本文で用いられる例文を紹介します。
「お礼」「依頼」「お詫び」の3つの目的に分けて、よく使われる言い回しを選びました。作成時の参考にしてください。
  • お礼をする


    お礼をするときは、その日のうちにお礼の気持ちを伝えることが大切なマナーです。お礼の気持ちをストレートに伝えるためにも、テンプレートにこだわりすぎず、素直な気持ちで書くようにしましょう。
  • この度はお心遣いをいただき、ありがとうございました。
  • 先日は盛大な〇〇会を催していただき誠にありがとうございました。
  • この度はご注文いただきありがとうございました。
  • 〇〇していただき、誠にありがたくここにお礼申し上げます。
  • 依頼する


    依頼をする際は、相手に失礼がなく、かつ相手が快諾してくれるような内容にすることが重要です。依頼の内容を分かりやすく伝え、一方的な書き方にならないよう注意しましょう。
  • 時節柄お忙しいかとは存じますが、〇〇をお願いしたく存じます。
  • 唐突なお願いで恐縮ですが、〇〇いただけますと幸いでございます。
  • ぜひとも〇〇していただきたくお願い申し上げる次第でございます。
  • 甚だ勝手ではございますが、ご配慮くださいますようお願い申し上げます。
  • まことに恐縮ではございますが、ご配慮のほどよろしくお願いいたします。
  • お詫びをする


    お詫びをする場合は、原因や事実を正確に伝えることを心がけましょう。文章の冒頭で謝罪の言葉を述べ、相手を気遣う言葉やお詫びの気持ちを伝える言葉を使用して失礼のないようにすることが必要です。
  • この度は、〇〇してしまい、誠に申し訳ございませんでした。
  • 〇〇のため、予定しておりました納期が数日伸びることとなりました。
  • やむなく〇〇が遅れてしまうこととなりました。
  • ご不便をおかけして大変申し訳ございません。
  • まずはお詫びまで申し上げます。

まとめ

いかがでしたか?挨拶状はマナーや書き方のルールを理解して書くことはもちろんですが、ストレートな気持ちを伝えることが大切です。
心がこもった挨拶状やお礼状は、受け取った相手の気持ちを明るくします。
なかなか人に会えない今、正しい文章で心をこめたやり取りをしましょう。

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